Isi Project – Implementazione nella procedura contabile CNR del monitoraggio e rendicontazione dei progetti di ricerca attraverso la gestione di centri di costo e documenti contabili digitalizzati

Autore del lavoro candidato: Ciro Ivan Orefice

SINTESI CONTENENTE UNA BREVE DESCRIZIONE DEL LAVORO SVOLTO E DEI RISULTATI OTTENUTI: Il progetto ISI Project nasce dall’esigenza di avere un punto di vista diverso delle attività di ricerca del CNR, dedicato al responsabile di progetto ed al suo staff. Partendo da questa esigenza, ci si è posti l’obiettivo di dare al project manager, al responsabile amministrativo di progetto ed al membro di staff un cruscotto web, al quale far riferimento per tutte le attività inerenti al progetti di ricerca. Per l’ottenimento di tale obiettivo sono stati posti una serie di vincoli: massimizzare l’utilizzo dei database esistenti; minimizzare le informazioni da inserire e digitare; minimizzare l’upload di do cumenti attraverso l’utilizzo dei documenti già digitalizzati; limitare al minimo i campi obbligatori, al fine di rendere più snello l’utilizzo della procedura. L’esigenza di creare un applicativo che abbracciasse tutte le possibili casistiche progettuali ha reso necessaria una maggiore flessibilità al prodotto software, destinato quindi, ad utenti di medio-alta esperienza nella gestione dei progetti di ricerca. L’applicazione creata è stata denominata M.I.A. – Monitoraggio Integrato Attività di ricerca. L’approccio seguito è molto vicino alla logica della Business Intelligence, con la creazione di punti di vista strutturati e significativi, di supporto alle decisioni, personalizzati in base al ruolo ricoperto nel progetto e migliorativi rispetto alle destrutturate informazioni contabili ed extracontabili. In primo luogo è stata creata una scheda progetto con una struttura molto snella. Ad essa sono stati associati una serie di “datalist” con informazioni provenienti dalla fonti più diverse. Possiamo classificare per semplicità le informazioni in descrittive, contabili e relative al personale. -Le informazioni descrittive sono quelle relative alla progetto, alla sua descrizione, durata, dipartimento CNR di afferenza, centro di responsabilità (CdR), agli stakeholder progettuali, tasks, deliverables, ecc. -Le informazioni contabili invece sono quelle provenienti dall’applicativo contabile del CNR, che vengono interrogate per avere una visione d’insieme di progetto. Vengono consultati gli impegni di spesa, le entrate e le variazioni progettuali. La chiave di ricerca è la GAE (gruppo di azione elementare), un centro di costo del sistema contabile CNR. Nel sistema contabile tutte le sopraelencate informazioni sono strutturate per anno, non associate in modo univoco ad un progetto, associate a voci di spesa contabili e non di progetto, ecc. L’applicativo M.I.A. permette di classificate tutte le informazioni contabili del progetto di ricerca sulle voci di spesa progettuali, confrontarle con i budget, per una visione progettuale d’insieme. E’ possibile visualizzare tutte le variazioni e le entrate associate al progetto ed averne dei report significativi. Il responsabile di progetto può visualizzare i saldi delle voci di spesa progettuale e così pianificare e monitorare la spesa in modo puntuale, senza una continua rielaborazione dei dati contabili. Le voci di spesa di progetto possono essere caricate dall’utente o importate dal templete di progetto, pre-impostato. Ciò rende possibile l’utilizzo da parte di diversi utenti di voci di spese uguali per tipologie di progetto uguali. Tale possibilità è fondamentale per finalità riepilogative. I dati presenti nel prospetto di budget di MIA, rendono possibile la creazione di BIRT report che possano: valutare l’auto-sostentamento del progetto; quantificare le eccedenze non rendicontabili, analizzare i finanziatori più lenti nel trasferire risorse, ecc. L’aggregazione degli impegni di spesa con le le variazioni di spesa significative, permette una visione completa della parte spesa del progetto. L’aggregazione delle entrate di progetto con le le variazioni di entrata significative, permette una visione completa della parte entrata del progetto -Le informazioni del personale infine rappresentano in sostanza la quantificazione delle ore lavorate dal personale nel progetto. In genere il costo del personale dipendente rappresenta la quota di cofinanziamento del progetto di ricerca. Tale componente spesso però è assente nei dati contabili ma presente nel budget di progetto. Considerare quindi la componente “personale dipendente”, permette all’applicativo di dare del progetto una visione completa, non solo della parte finanziata. In estrema sintesi l’utente procede a pianificare l’impegno del personale dipendente sul progetto di ricerca, con una quantificazione preventiva del costo. L’applicativo procede all’importazione delle presenze del personale dipendente. L’utente quindi procede ad attribuire con dettaglio giornaliero, le ore lavorate sul progetto\task. Tale attività potrà essere fatta sia dal project manager per tutto lo staff di progetto sia dal singolo membro di staff per le sue ore lavorate. L’applicativo procede al controllo di compatibilità tra le ore lavorate generiche, ore preventivate sul progetto, ore lavorate su altri progetti, con un dettaglio giornaliero. L’output finale sarà il timesheet mensile di progetto per dipendente. Il timesheet mensile conterrà le ore lavorate del dipendente nel progetto\task di riferimento, con la personalizzazione del modello in base al template, le ore lavorate dal dipendete in altri progetti e le ore lavorate non imputate a nessun progetto. L’applicativo inoltre permetterà di dare una quantificazione economica alle ore lavorate dal dipendente sia in via preventiva che consuntiva, dando la possibilità di personalizzare il calcolo del costo orario in base alle specifiche di rendicontazione. L’applicativo genera in costo mensile di progetto per ogni dipendente, che una volta classificato sulle voci di spesa progettuali contribuisce alla visione d’insieme del progetto. M.I.A., grazie alla piattaforma Alfresco, gestisce anche la parte documentale, con la possibilità di condividere documenti con i membri di staff in modo semplice. La forza di tale applicativo è nei “punti di vista”. Ogni utente ha la visione delle sole attività, progetti, compiti, documenti, nei quali è coinvolto. Ciò migliora di molto la qualità del lavoro. Uno degli obiettivi di MIA è quello di far affluire dalla contabilità i documenti che già esistono in formato digitale, dando ad essi una strutturazione per progetto e maggiormente fruibile agli utenti. Essendo inoltre i progetti classificati con un template, risulterà semplice procedere alla compilazione dei report di rendicontazione in modo automatico, avendo in disponibilità nei “datalist” tutte le informazioni necessarie.

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